komunikasi yang efektif dalam organisasi bisnis

 Komunikasi bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh penguasaan komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota organisasi melakukan pekerjaannya dengan melakukan komunikasi.

Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja semakin populer. Banyak perusahaan dari berbagai industri menerapkan konsep tim kerja dalam melakukan aktifitasnya. Pemakaian tim kerja diyakini banyak pimpinan perusahaan akan lebih efektif, dibandingkan penyelesaian aktifitas secara individual. Pemakaian tim kerja diharapkan dapat menciptakan sinergi yang positif. Penjumlahan aggota dalam tim akan memungkinkan menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan output total yang dikerjakan oleh masing-masing individu. Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan itu tidak akan diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif.

Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif ini akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang sangat penting dalam organisasi bisnis.

Dalam menjalankan praktek bisnisnya, individu yang melakukan praktek bisnis tersebut akan berkomunikasi dengan orang lain dan semua pihak yang berkaitan dengan bisnisnya. Komunikasi itu dapat terjadi antara atasan dengan bawahan, komunikasi dengan konsumen, dan komunikasi dengan pihak ketiga (seperti pemasok, distributor, pemerintah, pihak lain). Untuk melakukan praktek bisnis ini, maka para pelaku bisnis harus memiliki kemampuan dalam berkomunikasi agar komunikasi yang efektif dapat terwujud dalam lingkungan organisasi bisnis.

Pentingnya Komunikasi dalam Berbisnis

Oleh: Benny (Program Manager Center for Community Development and Education (CCDE) Banda Aceh)

Suatu hari saya tergelitik saat membaca berita di sebuah koran lokal mengenai kurangnya pasokan atau ketersediaan suku cadang suatu produk yang terjadi, hanya karena kesalahan pemahaman penggunaan tanda titik dan koma dalam pemesanan barang tersebut.  Di Indonesia kita lazim menggunakan tanda titik sebagai penanda satuan di atas ratusan, namun di beberapa Negara tanda koma yang lazim digunakan.

Dalam bisnis, kesalahan komunikasi seperti ini tentu berakibat sangat fatal. Bayangkan jika kita memesan produk berjumlah 1.000 (seribu) unit dan kita menuliskannya dengan kebiasaan kita, maka pihak luar akan mengira kita hanya memesan satu unit saja. Karena secara lazim, mereka menulis seribu dengan cara 1,000.

Semua ini terjadi karena suatu hal yang mungkin kerap kita anggap sepele, komunikasi! Apalagi bagi kita yang, merasa usaha kita hanyalah usaha kecil, rasanya tidak perlu berbasa-basi dengan pelanggan yang notabene kerap kali kita kenal.

Banyak sekali kita menemukan pengertian komunikasi dalam suatu literatur atau catatan ilmiah, secara umum. Beberapa diantaranya menyatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan berita atau informasi dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi yang tepat sendiri tidak akan terjadi jika penyampainya tidak menyampaikan informasi atau berita tersebut secara tepat dan baik, sehingga penerimanya tidak menerima informasi atau berita yang salah.

Masalah komunikasi ini adalah inherent (melekat = sangat penting) bagi kebutuhan manusia. Tidak ada manusia yang bisa hidup dengan baik, tanpa adanya komunikasi. Demikian juga dalam bisnis,  komunikasi merupakan sumber kehidupan bisnis tersebut. Rasanya tidak ada bisnis yang bisa berhasil tanpa komunikasi yang baik. Mulai dari perencanaan usaha, produksi hingga tahap akhir marketing dan selling kepada konsumen. Itu semua memerlukan komunikasi yang baik dan efektif. Baik dan efektif dalam artian, komunikasi yang dilakukan sesuai dengan kebutuhannya. Sebab cakupan komunikasi dalam dunia bisnis sangatlah luas, mulai dari mengkomunikasikan apa yang akan kita buat kepada karyawan, hingga menyampaikan produk kita kepada konsumen dalam bentuk iklan agar mereka tertarik dan membeli produk kita.

Komunikasi bisnis ini sendiri, harus kita lakukan baik di dalam perusahaan dan di luar perusahaan. Di dalam perusahaan komunikasi dengan karyawan sangat penting dilakukan agar karyawan merasa menjadi bagian dari usaha kita dan merasa yakin dengan produk yang kita hasilkan. Jika karyawan tidak mengenal dan yakin akan produk yang kita hasilkan, mereka akan sulit mengkomunikasikan produk kita kepada konsumen. Bisa kita bayangkan jika karyawan kita memilki pengetahuan terbatas akan produk-produk yang kita produksi dan atau kita jual, apa yang akan dijelaskannya kepada konsumen?

Komunikasi di luar perusahaan atau eksternal, wajib kita lakukan dalam hubungannya dengan masyarakat, pemerintah pada umumnya dan khususnya kepada pelanggan atau konsumen.

1. Komunikasi dengan Konsumen

Komunikasi dengan konsumen sangat penting kita bina dan lakukan terus menerus, agar konsumen tidak lupa pada kita dan produk yang kita hasilkan atau jual. Komunikasi dengan konsumen ini dapat kita katakan sukses dilakukan jika konsumen menjadi pelanggan kita dan tumbuh suatu sikap hanya ingin berbelanja ke toko kita saja atau hanya ingin menggunakan barang tertentu saja tanpa ingin menggantinya dengan barang lain, yang diistilahkan sebagai ‘ Patronage Buying Motive” .

Hal ini hanya dimungkinkan apabila ada komunikasi yang baik antara kita sebagai pemilik usaha, karyawan dan konsumen. Sehingga komunikasi yang baik ini menimbulkan tingkat pelayan yang baik pula dari kita karena banyaknya masukan yang bisa diperoleh dari konsumen. Baik mengenai keinginan konsumen, barang apa yang banyak disenangi konsumen dan tidak, layanan apa yang mereka butuhkan dan sebagainya. Ini semua merupakan informasi berharga bagi pengembangan usaha kita.

2. Komunikasi dengan Lembaga Pemerintah

Komunikasi dengan pemerintah wajib kita lakukan. Dengan demikian, kita dapat memahami peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah, mulai dari tingkat propinsi, kota/ kabupaten, kecamatan hingga tingkat gampong dan lingkungan. Hal ini sangat penting untuk menghindari kerugian dan permasalahan dengan hukum.

Bayangkan jika telah mengeluarkan biaya yang banyak untuk memasang kanopi atau papan nama merk usaha, ternyata hal tersebut melanggar peraturan. Bisa jadi karena ukuran yang tidak sesuai peraturan yang ditetapkan, posisi yang salah atau hal lainnya. Tentu saja ini akan menimbulkan kerugian bagi kita.

3. Komunikasi dengan Masyarakat

Harus kita ingat bahwa usaha kita tidak berdiri sendiri, namun ada di tengah-tengah masyarakat. Karenanya penting untuk memahami bagaimana kondisi sosial masyarakat di sekitar usaha kita berada. Bagian dari pemahaman mengenai kondisi masyarakat ini yang terkadang terlupakan oleh kita. Akibatnya tidak sedikit usaha yang keberadaanya ditolak oleh masyarakat sekitar.

Berlaku toleran, berarti kita telah membangun komunikasi sosial dengan masyarakat sekitar sehingga memiliki pemahaman akan konteks sosial yang berlaku. Menutup usaha pada saat ibadah Shalat Jum’at pada wilyah yang mayoritas penduduknya beragama Islam atau di Hari Minggu pada wilayah yang mayoritas penduduknya Kristen, atau agama lainnya sesuai dengan wilayah tempat usaha kita berada.  Tidak melakukan usaha yang bertentangan dengan budaya setempat dan sebagainya, ini merupakan salah satu bentuk komunikasi dengan masyarakat.

Jika kita mampu melakukan upaya komunikasi yang baik dan tepat pada usaha kita, tidak peduli sekecil apapun usaha kita, saya yakin usaha kita akan lebih baik dari sebelumnya. Pepatah “Pelanggan Adalah Raja”, bukan berarti kita tunduk kepada kemauan mereka, namun lebih kepada bagaimana kita menghadapi mereka dengan tutur kata, gerak dan perbuatan yang santun dan baik, sehingga mereka akan terus ingat dan kembali kepada kita dan usaha kita.

CURICULUM VITAE

Data Pribadi
Nama Lengkap : Norma Novianti Rachman
Tempat/Tgl. Lahir : Jakarta, 01 November 1994
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Status : Belum Menikah
Kewarganegaraan : Indonesia
Alamat : Perum. Harapan Jaya Jl. Krakatau blok AC8 no. 14 rt 05 rw 11 bekasi utara

089625512894 / 085773588041

Pendidikan Formal :
1. UNIV Gunadarma Bekasi Fakultas Manajemen                                                                                              2. SMA N 4 Bekasi, Lulus tahun 2012 (Berijazah)
3. SMP Muhammadiyah 28, Lulus tahun 2009 (Berijazah)
4. SDIT Bani Saleh 1 Bekasi, Lulus tahun 2007 (Berijazah)

Pengalaman Bekerja:
1. Bekerja sebagai SPG event di produk minuman Coolant

2. Bekerja sebagai pembawa baki piala Event Pacuan Kuda

3. Bekerja sebagai SPG event sosro di Mall Sumarecon Bekasi event "Kampung Sampireun"

4. Bekerja sebagai SPG event sosro di Mall Sumarecon Bekasi event "Pasar Senggol"

Demikian daftar riwayat hidup ini saya buat dengan sebenarnya dan dapat dipertanggung jawabkan. Atas perhatian bapak/ibu, sebelum dan sesudahnya saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Norma Novianti)

14 Teknik Komunikasi Yang Paling Efektif

Menurut berbagai survei, sekitar 85% persen dari kesuksesan dalam hidup berkaitan secara langsung dengan kemampuan berkomunikasi dan keterampilan membina hubungan.

Hal itu menandakan bahwa tidak peduli seberapa ambisius seseorang atau berapa banyak mereka mengatasi ketakutan mereka atau seberapa tinggi tingkat pendidikan, mereka masih memiliki kemungkinan yang rendah untuk melangkah lebih jauh dalam hidup mereka tanpa kemampuan komunikasi yang efektif yang diperlukan dalam berhubungan dengan orang-orang.

Dan ketika saya mengatakan berhubungan dengan orang-orang, hal ini tentu saja bukan orang-orang yang secara natural memiliki kemiripan karakter dengan anda, karena berhubungan dengan orang-orang tersebut tidak membutuhkan banyak usaha atau kemampuan dalam berkomunikasi.

Saya mengacu pada orang-orang yang anda sukai namun anda seringkali menemukan kesulitan untuk membina hubungan dengan mereka karena anda tidak yakin apa yang akan anda katakan atau lakukan.

Dibutuhkan keterampilan untuk memperluas hubungan dari lingkaran kecil orang-orang dimana anda berada saat ini menuju lingkaran besar orang-orang yang akan anda temui. Keterampilan semacam ini yang menjamin akan melontarkan keberhasilan Anda dalam kehidupan.

Mengembangkan kemampuan komunikasi Anda

Bila anda mencoba untuk terhubung dengan lingkaran orang-orang yang lebih besar, anda perlu menanyakan 5 pertanyaan ini pada diri anda sendiri :

-Apakah anda menemukan kesamaan antara anda berdua?

-Apakah anda membuat mereka merasa nyaman?

-Apakah anda membuat mereka merasa dimengerti?

-Apakah hubungan anda dengan jelas didefinisikan?

-Apakah mereka merasakan emosi yang positif akibat berinteraksi dengan Anda?

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, anda harus mempertimbangkan penjelasan dibawah ini ……

14 Kemampuan Komunikasi Yang Efektif

1.     Berikan kesan bahwa anda antusias berbicara dengan mereka – Beri mereka kesan bahwa anda lebih suka berbicara dengan mereka daripada orang lain di muka bumi ini. Ketika anda memberi mereka kesan bahwa anda sangat antusias berbicara dengan mereka dan bahwa anda peduli kepada mereka, anda membuat perasaan mereka lebih positif dan percaya diri. Mereka akan lebih terbuka kepada anda dan sangat mungkin memiliki percakapan yang mendalam dengan anda.

2.     Ajukan pertanyaan tentang minat mereka – Ajukan pertanyaan terbuka yang akan membuat mereka berbicara tentang minat dan kehidupan mereka. Galilah sedetail mungkin sehingga akan membantu mereka memperoleh perspektif baru tentang diri mereka sendiri dan tujuan hidup mereka.

3.     Beradaptasi dengan bahasa tubuh dan perasaan mereka

Rasakan bagaimana perasaan mereka pada saat ini dengan mengamati bahasa tubuh dan nada suara. Dari sudut pandang ini, anda dapat menyesuaikan kata-kata, bahasa tubuh, dan nada suara anda sehingga mereka akan merespon lebih positif.

4.     Tunjukkan rasa persetujuan: Katakan kepada mereka apa yang anda kagumi tentang mereka dan mengapa – Salah satu cara terbaik untuk segera berhubungan dengan orang adalah dengan menjadi jujur dan memberitahu mereka mengapa anda menyukai atau mengagumi mereka. Jika menyatakan secara langsung dirasakan kurang tepat, cobalah dengan pernyataan tidak langsung. Kedua pendekatan tersebut bisa sama-sama efektif.

           

5.     Dengarkan dengan penuh perhatian semua yang mereka katakan –

Jangan terlalu berfokus pada apa yang akan Anda katakan selanjutnya selagi mereka berbicara. Sebaliknya, dengarkan setiap kata yang mereka katakan dan responlah serelevan mungkin. Hal ini menunjukkan bahwa anda benar-benar mendengarkan apa yang mereka katakan dan anda sepenuhnya terlibat di dalam suasana bersama dengan mereka. Juga pastikan untuk bertanya setiap kali ada sesuatu yang tidak mengerti pada hal-hal yang mereka katakan. Anda tentu saja ingin menghindari semua penyimpangan yang mungkin terjadi dalam komunikasi jika anda ingin mengembangkan hubungan yang sepenuhnya dengan orang tersebut.

6.     Beri mereka kontak mata yang lama – kontak mata yang kuat mengkomunikasikan kepada orang lain bahwa anda tidak hanya terpikat oleh mereka dan apa yang mereka katakan tetapi juga menunjukkan bahwa anda dapat dipercaya. Ketika dilakukan dengan tidak berlebihan, mereka juga akan menganggap anda yakin pada diri anda sendiri karena kesediaan anda untuk bertemu mereka secara langsung. Akibatnya, orang secara alami akan lebih memperhatikan anda dan apa yang anda katakan.

7.     Ungkapkan diri anda sebanyak mungkin –

Salah satu cara terbaik untuk mendapatkan kepercayaan seseorang adalah dengan mengungkapkan diri seterbuka mungkin. Bercerita tentang kejadian yang menarik dari hidup anda atau hanya menggambarkan contoh lucu dari kehidupan normal sehari-hari. Ketika anda bercerita tentang diri anda, pastikan untuk tidak menyebutkan hal-hal yang menyimpang terlalu jauh dari minat mereka atau bahkan berlebihan. Anda dapat membiarkan mereka mengetahui lebih jauh tentang diri anda seiring berjalannya waktu.

8.     Berikan kesan bahwa anda berdua berada di tim yang sama –

Gunakan kata-kata seperti “kami, kita ” untuk segera membangun sebuah ikatan. Bila anda menggunakan kata-kata tersebut, anda membuatnya tampak seperti anda dan mereka berada di tim yang sama, sementara orang lain berada di tim yang berbeda.

9.     Berikan mereka senyuman terbaik anda 

Ketika andatersenyum pada orang, anda menyampaikan pesan bahwa anda menyukai mereka dan kehadiran mereka membawa anda kebahagiaan. Tersenyum pada mereka akan menyebabkan mereka sadar ingin tersenyum kembali pada anda yang secara langsung akan membangun hubungan antara anda berdua.

10.                        Menawarkan saran yang bermanfaat 

Kenalkan tempat makan yang pernah anda kunjungi, film yang anda tonton, orang-orang baik yang mereka ingin temui, buku yang anda baca, peluang karir atau apa pun yang terpikirkan oleh anda. Jelaskan apa yang menarik dari orang-orang, tempat atau hal-hal tersebut. Jika anda memberi ide yang cukup menarik perhatian mereka, mereka akan mencari anda ketika mereka memerlukan seseorang untuk membantu membuat keputusan tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya.

11.Beri mereka motivasi 

orang yang anda hadapi lebih muda atau dalam posisi yang lebih sulit dari anda, mereka mungkin ingin mendengar beberapa kata motivasi dari anda karena anda lebih berpengalaman atau anda tampaknya menjalani kehidupan dengan baik . Jika anda ingin memiliki hubungan yang sehat dengan orang tersebut, anda tentu saja tidak ingin tampak seperti anda memiliki semuanya sementara mereka tidak. Yakinkan mereka bahwa mereka dapat melampaui masalah dan keterbatasan mereka, sehingga mereka akan berharap menjadikan anda sebagai teman yang enak untuk diajak bicara.

12.Tampil dengan tingkat energi yang sedikit lebih tinggi dibanding orang lain 

Umumnya, orang ingin berada di sekitar orang-orang yang akan mengangkat mereka, bukannya membawa mereka ke bawah. Jika anda secara konsisten memiliki tingkat energi yang lebih rendah daripada orang lain, mereka secara alami akan menjauh dari Anda menuju seseorang yang lebih energik. Untuk mencegah hal ini terjadi, secara konsisten tunjukkan dengan suara dan bahasa tubuh anda bahwa anda memiliki tingkat energi yang sedikit lebih tinggi sehingga mereka akan merasa lebih bersemangat dan positif berada di sekitar Anda. Namun jangan juga anda terlalu berlebihan berenergik sehingga menyebabkan orang-orang tampak seperti tidak berdaya. Energi dan gairah yang tepat akan membangun antusiasme mereka.

13.Sebut nama mereka dengan cara yang menyenangkan telinga mereka 

nama seseorang adalah salah satu kata yang memiliki emosional yang sangat kuat bagi mereka. Tapi hal itu belum tentu seberapa sering anda katakan nama seseorang, namun lebih pada bagaimana anda mengatakannya. Hal ini dapat terbantu dengan cara anda berlatih mengatakan nama seseorang untuk satu atau dua menit sampai anda merasakan adanya emosional yang kuat. Ketika anda menyebutkan nama mereka lebih menyentuh dibanding orang lain yang mereka kenal, mereka akan menemukan bahwa anda lah yang paling berkesan.

14.Tawarkan untuk menjalani hubungan selangkah lebih maju

beberapa hal yang dapat anda lakukan untuk memajukan persahabatan anda dengan seseorang: tawaran untuk makan dengan mereka, berbicara sambil minum kopi, melihat pertandingan olahraga, dll. Meskipun jika orang tersebut tidak menerima tawaran anda, mereka akan tetap tersanjung bahwa anda ingin mereka menjalani persahabatan ke tingkat yang lebih dalam. Di satu sisi, mereka akan memandang anda karena anda memiliki keberanian untuk membangun persahabatan bukan mengharapkan persahabatan yang instan.

Menjadi Seorang Komunikator yang Terampil

Jika anda dapat mengembangkan beberapa saja dari teknik ini, anda secara dramatis akan meningkatkan kemampuan anda untuk berhubungan dengan orang dari semua lapisan dalam hidup anda. Luangkan waktu untuk mengamati orang yang paling sosial dalam kehidupan anda dan anda akan melihat banyak dari metode-metode diatas yang diaplikasikan. Mereka tidak melakukan dengan cara yang kaku, mereka melakukannya secara alami dan dengan cara yang cocok dengan situasi saat itu.

Untuk hasil terbaik, santai saja dan biarkan teknik ini mengalir dari dalam diri anda secara alami. Pilih teknik-teknik yang paling cocok dengan kepribadian anda dan apa tujuan anda ketika berinteraksi dengan orang. Belajarlah untuk bisa merasakan teknik mana yang cocok ataupun tidak cocok dengan berbagai macam karakter orang dan situasi sesuai dengan kepridadian anda.

Ketika anda berhasil mengembangkan kemampuan anda berkomunikasi dengan orang-orang, maka akan membawa anda pada banyak sekali peluang baru yang tidak tersedia untuk anda sebelumnya. Itulah kekuatan dari keterampilan komunikasi yang efektif.

beberapa hal yang dapat anda lakukan untuk memajukan persahabatan anda dengan seseorang: tawaran untuk makan dengan mereka, berbicara sambil minum kopi, melihat pertandingan olahraga, dll. Meskipun jika orang tersebut tidak menerima tawaran anda, mereka akan tetap tersanjung bahwa anda ingin mereka menjalani persahabatan ke tingkat yang lebih dalam. Di satu sisi, mereka akan memandang anda karena anda memiliki keberanian untuk membangun persahabatan bukan mengharapkan persahabatan yang instan.